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優秀的年會策劃方案如何寫

來源:天津廣告公司 時間: 2020-10-14

   十一過后,很快又快到年底了,許多單位又要籌備年會了。如果你們單位領導把辦年會的活動策劃任務交給你,你該怎樣策劃把這個活動辦好呢?

  任何一場活動,首先都需要一個詳細的可執行的活動策劃案。辦年會也是如此,雖然都是單位內部人員,某些方面可以隨便點,但由于活動關系到團隊關系的融洽,因此作為活動策劃者一點也不能馬虎,必須顧及方方面面,周密安排。

  具體來講,一個年會策劃案內容應包括活動目的、場地準備、現場安排、活動準備、人員職責、經費預算等,每一個部分都非常重要。

  1.明確活動目的,突出特色和主題

  為什么要花錢舉辦年會活動?當然是有目的的。而和這個目的息息相關的就是本次年會的主題。有的單位是多少周年慶,有的單位是今年業績翻了多少倍,有的單位可能是拿到了多少個好項目,有的單位可能是制定了下一步的大目標,每個單位對于這一年的關鍵詞都不一樣,而年會目的就要結合年會的主題進行闡述,對于不同的年會主題應該給員工、給外界傳達什么樣的信息,都需要在目的中闡述清楚。除了這些個性特色,年會還常帶有加深職工交流,營造團結活潑的團隊氛圍,激發職工干事創業活力的目的。

  2.明確年會場地,注重適度與功能

  選擇年會場地,要全方位考慮實際需要,注重適度與功能。選擇場地需要注重以下幾方面的事項:

  一、是會場地理位置。會場的地段是否比較偏,單位大部分員工前往這里需要的時間大概需要多久,有無地鐵站,有無公交車站,公交車的收班時間大概是多少,公交車站和附近的地鐵站有無公共站點提供換成,會場附近打車是否方便,會場是否方便尋找,等等,這些因素都需要從實際情況出發綜合考慮到。如果單位能夠安排車輛接送那就更好啦。

  二、是會場的大小;顒訄龅匾幠R肆苛Χ?紤]到會場的人員接納量,建議在參會人數基礎上上浮20%。因為一般年會期間會安排一些團隊互動活動,為了不顯得擁擠,所以會場適當寬松點為佳。

  三、是會場的效果。舞臺效果是否可以達到預期效果,燈光可以如何控制、音效如何、燈全亮和燈全滅是什么效果。對于舞臺的搭建效果,需要在沒人的時候查看一次,另外還需要在會場充滿人的情況下查看一次,可能是其他公司或組織在使用會場的時候,看看他們的會場效果,這樣可以很好的預見自己公司使用這個會場時候的現場效果。

  四、是會場的配套設施。更衣間與后場間是否可以一氣呵成,舞臺旁邊需要必備一個換衣間和后場間,可以使觀眾在沒有打擾的情況下享受整場年會。有的會場需要表演人員拿著衣服奔向場外的洗手間換衣服,然后在奔到舞臺兩旁進行后場,一場年會下來,表演人員一直都在來回穿梭,是一個很差的體驗。其他還有一些小的選擇標準,如何會場的網絡情況、停車場地等等,這些項目可以根據單位的自身情況加入選擇標準中。

  3.明確現場流程,嚴把時間節點

  年會現場的流程必須嚴謹,每一個時間點,對應一個活動內容,時間點要具體到分鐘。

  入場貴在有序。一定要考慮到人的流動順序,不要讓參會者來回流動,這會讓本來人就比較多的會場因為人員的反復進出,更加擁堵。比如,合理的流程是參會者先排隊簽到,簽到完成后隨即入場就坐,然后再組隊進行合影拍照。不合理的流程是先入場就坐,然后再出來排隊簽到,然后再到場外進行拍照留念。這樣的安排就沒有遵循人的流動順序,使得現場混亂不堪。

  暖場貴在溫馨。在正式開始前,需要考慮到就坐的員工的體驗,可以是放一些熱場曲,也可以是播放單位相關的一些視頻,可以是單位曾經制作過的視頻,也可以是專門為本次年會制作的視頻,或者是領導對大家的寄語,等等。播放這些視頻的好處是可以幫助員工醞釀情緒,老員工可以從中感受到更多的存在感,讓所有人提前都參與進來。

  致辭貴在激情。領導的致辭環節一定要安排的特別隆重,這是一個老板展示自己魅力的機會,所以致辭稿要飽含激情。同樣,這也是一次員工了解領導的機會,很多員工平日里可能與老板都只有擦肩而過的機會,那這一次致辭便是讓所有員工來了解老板。領導致辭,可以與員工的互動,讓會場氣氛達到最高點。

  節目重在參與。年會的節目時間一般3小時左右為宜,大致有哪些、節目需要有多少個,每個節目時長需控制在多長時間范圍內、互動環節需要設置多少個,確定好以上內容,通知各部門自導自演節目,重在參與。然后根據上報的節目,分不同性質錯開進行編排,力求現場有起有伏,F場主持人適當安排一些互動、游戲環節,參與者有獎等等,以調動員工參與積極性。

  4.明確籌備進度,堅持責任到人

  確定了年會場地、大致流程、節目,下一階段就是基于以上所有內容制定籌備的時間節點,明確責任到人。

  對于節目要堅持項目責任制,每一個項目都有項目負責人。這樣做的好處在于,可以更快地進行決策,并推進落實,每一個細分部分都有責任人,在于每一個環節出了問題,都能責任到人,快速進行解決?梢灾贫ㄒ粋職責表,在年會活動當天的人員職責表中一定要有一名總調度,當天的所有人員安排都要服從總調度安排和調度,各塊出了問題第一時間找自己板塊的負責人,最后再找總調度。此外,安排幾名機動人員,應對隨時出現的緊急情況。

  5.明確活動預算,堅持適度原則

  活動預算根據單位的情況,量力而行,適度為宜。通過前面所有的策劃,整個項目的物資需求以及預算需求基本都已經清楚,整理一份物資表和預算表,就可以很好的進行項目成本的控制。

  物資表要細致到物品的名稱、數量、單位、用處、存放處、管理和搬運人員、是否已采購、租借時間、歸還時間。這樣的一份表格才方便物資的使用與清點,每一件物資都責任到人,如數家珍。

  預算表要細致到項目名稱、數量、單位、費用、用處、有無發票、發票類型、對應責任人。在預算審批以及報銷的時候才能輕松應對領導和財務的疑問。

  最后,還要考慮各種臨時問題的應急方案。如預定的會場當天無法使用、會場網絡情況差、主持人出現臨時狀況、老板因為特殊原因遲到或者無法到場、話筒老是出問題……等等。應對各種情況都應該制定相應的備選方案,未雨綢繆才會使組織者在遇到緊急情況的時候臨危不亂、從容處置。

  這樣方案寫出來,可以再征求領導和各項目負責人的意見,進行修改完善,更有利于大家通氣,有利于更好地辦好年會活動。

 

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